POLITYKA PRYWATNOŚCI I COOKIES HEIO

§ 1 DEFINICJE

§ 2 KTO JEST ADMINISTRATOREM TWOICH DANYCH?

Administrator to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz PKE.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem wskazanym powyżej.

§ 3 ZAKRES POLITYKI I NASZE ROLE

Ta sama Polityka obejmuje stronę heio.ai i aplikację app.heio.ai. W różnych sytuacjach występujemy jednak w różnych rolach.

Polityka obejmuje następujące kategorie osób:

• Użytkowników odwiedzających Serwis i korzystających z jego funkcji,
• przedstawicieli Klientów i użytkowników kont w Aplikacji,
• Rozmówców, w zakresie informacji o tym, jak działa Agent AI i kto odpowiada za ich dane.

Aplikacja app.heio.ai nie posiada odrębnej polityki prywatności. Zastosowanie ma niniejszy dokument.

W Aplikacji nie ma samodzielnej rejestracji. Konto zakłada HEIO po skonfigurowaniu Agenta AI dla Klienta.

§ 4 JAKIE DANE ZBIERAMY?

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z Serwisu, Aplikacji lub usługi.

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Jednakże:

• brak podania numeru telefonu uniemożliwi oddzwonienie w ramach formularza callback,
• brak podania danych niezbędnych do rezerwacji uniemożliwi umówienie konsultacji,
• brak podania danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy uniemożliwi utworzenie konta i uruchomienie Agenta AI,
• niektóre dane muszą być przetwarzane z mocy prawa.

4.1 Serwis heio.ai

4.2 Aplikacja app.heio.ai

4.3 Rozmowy z Agentem AI

Szczególne kategorie danych. Agent AI nie jest przeznaczony do zbierania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO. Dane takie mogą pojawić się wyłącznie przypadkowo, jeżeli Rozmówca sam ujawni je w trakcie rozmowy. Prosimy o nieprzekazywanie Agentowi AI informacji dotyczących w szczególności:

• pochodzenia rasowego lub etnicznego,
• poglądów politycznych,
• przekonań religijnych lub światopoglądowych,
• przynależności do związków zawodowych,
• danych genetycznych lub biometrycznych,
• danych dotyczących zdrowia,
• danych dotyczących seksualności lub orientacji seksualnej,
• danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Klient korzystający z Agenta AI odpowiada za takie zaprojektowanie scenariusza rozmowy, aby zakres zbieranych danych był ograniczony do niezbędnego minimum.

4.4 Kampanie reklamowe Meta i formularze błyskawiczne (Lead Ads)

Administrator prowadzi kampanie reklamowe na platformach Meta, w tym z wykorzystaniem formularzy błyskawicznych (Lead Ads), które umożliwiają zgłoszenie zainteresowania ofertą bezpośrednio z poziomu reklamy na Facebooku lub Instagramie, bez przechodzenia do Serwisu.

Dane z formularza błyskawicznego pozyskiwane są za pośrednictwem platformy Meta, a następnie przekazywane do systemów Administratora w celu nawiązania kontaktu.

§ 5 NA JAKIEJ PODSTAWIE I W JAKIM CELU PRZETWARZAMY DANE?

Każde przetwarzanie danych wymaga podstawy prawnej. Poniżej wskazujemy cele i odpowiadające im podstawy.

Administrator uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie tej osoby przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

§ 6 AGENT GŁOSOWY AI, NAGRANIA I TRANSKRYPCJE

Agent AI to system sztucznej inteligencji. Zawsze informujemy o tym, że rozmawiasz z AI.

6.1 Informacja o kontakcie z systemem AI

Zgodnie z art. 50 AI Act Rozmówca jest informowany, że prowadzi rozmowę z systemem sztucznej inteligencji, chyba że jest to oczywiste dla rozsądnie zorientowanej osoby. Informacja przekazywana jest na początku rozmowy w scenariuszu Agenta AI. Za treść scenariusza i przekazanie tej informacji odpowiada Klient wspólnie z HEIO.

6.2 Nagrywanie i transkrypcja

Rozmowy z Agentem AI są nagrywane i transkrybowane. Nagrania i transkrypcje służą realizacji celu rozmowy, przekazaniu wyniku rozmowy Klientowi, kontroli jakości oraz rozliczalności. Informacja o nagrywaniu przekazywana jest Rozmówcy na początku rozmowy.

6.3 Wykorzystanie danych do trenowania i ulepszania modeli

W obecnej konfiguracji dostawca technologii głosowej, Eleven Labs, może wykorzystywać dane przekazywane w ramach usługi do trenowania lub ulepszania swoich modeli.

Funkcja ta jest uruchamiana dla danego Klienta wyłącznie na podstawie jego wyraźnego, udokumentowanego polecenia zawartego w umowie lub zamówieniu. Klient odpowiada za ustalenie podstawy prawnej takiego przetwarzania, przekazanie Rozmówcom wymaganych informacji oraz obsługę sprzeciwów i odmów.

Klient może w każdej chwili cofnąć to polecenie. HEIO wyłącza wówczas przekazywanie nowych danych w tym celu. Wyłączenie dotyczy danych przyszłych i może nie usuwać wpływu danych wykorzystanych wcześniej do stworzenia lub ulepszenia modelu.

6.4 Odpowiedzialność Klienta

Klient jako administrator danych Rozmówców odpowiada w szczególności za:

• ustalenie podstawy prawnej przetwarzania danych Rozmówców,
• spełnienie wobec Rozmówców obowiązku informacyjnego z art. 13 i 14 RODO,
• ograniczenie zakresu zbieranych danych do niezbędnego minimum,
• zgodność scenariusza rozmowy oraz prowadzonych kampanii telefonicznych z przepisami, w tym z PKE i ustawą o prawach konsumenta,
• obsługę żądań Rozmówców dotyczących ich praw.

§ 7 NARZĘDZIA I DOSTAWCY TECHNOLOGICZNI

Korzystamy z zewnętrznych dostawców wspierających działanie Serwisu, Aplikacji, telefonii i marketingu.

Meta Pixel i Conversions API. W Serwisie mierzone są zdarzenia PageView, Lead i CompleteRegistration oraz zdarzenia niestandardowe. Pixel i Conversions API uruchamiane są wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej. Przy zdarzeniu Lead pochodzącym z formularza callback numer telefonu przekazywany jest do Meta w postaci zahaszowanej algorytmem SHA-256, co ogranicza możliwość jego odczytania przez podmioty trzecie.

TidyCal. Terminarz rezerwacji jest treścią zewnętrzną osadzoną w Serwisie (skrypt i iframe). Ładuje się dopiero po wyrażeniu zgody funkcjonalnej. Przy bookingu dane z formularza trafiają do TidyCal. Alternatywnie Użytkownik może przejść do terminarza bezpośrednim linkiem zewnętrznym.

Współadministrowanie z Meta. W zakresie zbierania danych o zdarzeniach za pośrednictwem Meta Pixel i Meta Conversions API oraz przekazywania ich do Meta, Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych osobowych w rozumieniu art. 26 RODO. Wynika to z Warunków dotyczących narzędzi biznesowych Meta oraz z włączonego do nich Załącznika dla administratorów, dostępnego pod adresem: www.facebook.com/legal/controller_addendum.

Współadministrowanie obejmuje wyłącznie etap zbierania danych i ich przekazania do Meta. W odniesieniu do dalszego przetwarzania danych już przekazanych, w szczególności wykorzystania ich do wyświetlania reklam, tworzenia grup odbiorców i analiz na poziomie platformy, Meta Platforms Ireland Limited działa jako odrębny administrator. Żądania dotyczące danych można kierować zarówno do Administratora, jak i bezpośrednio do Meta: www.facebook.com/privacy/policy.

Formularze błyskawiczne (Lead Ads) i statystyki strony. Administrator korzysta z formularzy błyskawicznych Meta. Kampanie reklamowe promujące usługę HEIO emitowane są ze strony marki Architekci Biznesu na platformie Meta, prowadzonej przez Administratora. W zakresie danych zbieranych za pośrednictwem formularzy błyskawicznych oraz statystyk tej strony Administrator oraz Meta Platforms Ireland Limited są współadministratorami danych osobowych, a uzgodnienia współadministratorów dostępne są pod adresem: www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum.

§ 8 KOMU PRZEKAZUJEMY TWOJE DANE?

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługi, i tylko w niezbędnym zakresie.

Dane osobowe mogą zostać ujawnione lub przekazane wyłącznie:

• pracownikom i współpracownikom Administratora posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych;
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych, w zakresie niezbędnym do ich realizacji i wyłącznie na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności dostawcom wskazanym w § 7 Polityki, dostawcom obsługi technicznej systemów teleinformatycznych, biurom rachunkowym oraz kancelariom prawnym;
• Klientom HEIO - w zakresie danych Rozmówców, których administratorem jest Klient;
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi RODO.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych podmiotom trzecim.

Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy

Poziom ochrony danych osobowych poza EOG różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z uwagi na korzystanie z narzędzi dostarczanych przez podmioty mające siedzibę poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG. Administrator przekazuje dane poza EOG tylko gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

• współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane w państwach objętych decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, w szczególności w oparciu o EU-US Data Privacy Framework w przypadku dostawców certyfikowanych w ramach tego programu;
• stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską wraz z oceną skutków transferu;
• stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy konkretnym transferze można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem [email protected].

§ 9 JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE?

Nie przechowujemy danych dłużej, niż jest to konieczne.

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Ograniczenia techniczne. Po usunięciu danych z bazy Aplikacji dane mogą pozostawać technicznie odtwarzalne przez maksymalnie 1 dzień z mechanizmu historii przywracania stosowanego przez dostawcę bazy danych. W odniesieniu do danych wykorzystanych przez dostawcę technologii głosowej do trenowania lub ulepszania modeli, o czym mowa w § 6.3, nie jest możliwe zagwarantowanie ich pełnego usunięcia z modelu.

§ 10 TWOJE PRAWA

Masz pełną kontrolę nad swoimi danymi.

Z powyższych praw można skorzystać składając wniosek na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Administratora. Aby mieć pewność, że wnioskodawca jest uprawniony do złożenia wniosku, Administrator może prosić o podanie danych uwierzytelniających.

Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych przez HEIO jako podmiot przetwarzający, w rozmowie z Agentem AI konkretnego Klienta, HEIO przekaże żądanie temu Klientowi jako administratorowi i poinformuje o tym osobę składającą wniosek.

§ 11 CZY PODEJMUJEMY ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE?

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, o których mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

Agent AI prowadzi rozmowę w sposób zautomatyzowany i może na podstawie jej przebiegu proponować termin spotkania, oznaczać status kontaktu lub kierować rozmowę do konsultanta. Czynności te nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Rozmówca może w każdej chwili zakończyć rozmowę lub poprosić o kontakt z człowiekiem.

W zakresie działań marketingowych może dochodzić do profilowania na podstawie danych zbieranych przez marketingowe pliki cookies i podobne technologie, wyłącznie po wyrażeniu zgody marketingowej. Profilowanie to nie wywołuje wobec Użytkownika skutków prawnych.

§ 12 PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu. Pomagają nam zapewnić działanie strony i dostosować ją do Twoich potrzeb.

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii, w tym Local Storage i Session Storage. Zastosowanie mają przepisy RODO oraz PKE.

Uzyskiwanie dostępu do informacji przechowywanych na urządzeniu końcowym Użytkownika oraz przechowywanie na nim informacji, poza sytuacjami, w których jest to niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika, odbywa się wyłącznie na podstawie jego zgody.

Kategorie stosowanych technologii

Przed wyrażeniem zgody marketingowej Meta Pixel nie jest ładowany, a zdarzenia nie są wysyłane do Meta Conversions API. Przed wyrażeniem zgody funkcjonalnej osadzony terminarz nie jest ładowany.

Wybrane pliki cookies i podobne technologie

Lista wynika z kodu Serwisu oraz typowych cookies ustawianych przez osadzonych dostawców (Meta Pixel, TidyCal, Cloudflare Turnstile). Cookies marketingowe i funkcjonalne pojawiają się dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody (albo przy domyślnym stanie opt-out opisanym w banerze - do momentu odrzucenia).

Serwis nie ustawia własnych cookies analitycznych Google Analytics / Google Ads, o ile w danej instalacji nie skonfigurowano identyfikatorów NEXT_PUBLIC_GA4_ID / NEXT_PUBLIC_GOOGLE_ADS_ID. Po ich włączeniu mogą pojawić się cookies Google (_ga, _gid i powiązane) - wówczas lista na tej stronie powinna zostać uzupełniona.

W Serwisie nie stosujemy Local Storage ani Session Storage do trwałego śledzenia Użytkownika poza mechanizmami wskazanych dostawców zewnętrznych.

Jak zarządzasz cookies?

Podczas pierwszej wizyty w Serwisie wyświetlany jest baner z informacją o cookies oraz panelem zarządzania preferencjami. Użytkownik może:

• kliknąć „Akceptuję wszystkie" - wyrazi zgodę na wszystkie kategorie;
• kliknąć „Ustawienia" - samodzielnie zdecyduje, które kategorie włączyć;
• kliknąć „Odrzuć" - aktywne będą wyłącznie niezbędne pliki cookies;
• zmienić preferencje w dowolnym momencie klikając „Ustawienia cookies" w stopce każdej podstrony lub w ustawieniach przeglądarki.

Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować trudności w korzystaniu z niektórych funkcji Serwisu.

Podstawą przetwarzania danych zawartych w niezbędnych plikach cookies jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie cookies funkcjonalnych i marketingowych podstawą jest zgoda Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

§ 13 BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Chronimy dane odpowiednimi środkami technicznymi i organizacyjnymi.

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne wymagane przez RODO, w szczególności:

• szyfrowanie danych w trakcie transmisji (protokół HTTPS/TLS),
• kontrolę dostępu opartą na rolach użytkowników w Aplikacji oraz nadawanie uprawnień zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień,
• przechowywanie danych aplikacji w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej,
• zawieranie umów powierzenia przetwarzania z dostawcami wskazanymi w § 7 Polityki,
• ograniczenie kręgu osób mających dostęp do nagrań i transkrypcji do osób upoważnionych.

§ 14 DANE KONTAKTOWE I ZMIANY POLITYKI

Niniejsza Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana, w szczególności po zmianie dostawców, narzędzi analitycznych i marketingowych, konfiguracji formularzy lub zakresu usługi. Wszystkie zmiany publikowane są na tej stronie wraz ze zaktualizowaną datą.

Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia 4 września 2026 r.